Staf public relations bertanggung jawab terhadap perencanaan aktivitas-aktivitas public relations, menetapkan media komunikasi, dan membantu serta menasehati eksekutif lini (line executives) dalam melaksanakan tanggungjawab public relations, mengkoordinasikan dan mempersatukanfungsi-fungsi, menghilangkan duplikasi aktivitas-aktivitas, menjamin suatu program yang seimbang, dan menyajikan keterampilan khusus yang essensia ldalam memproduksi materi komunikasi.
TUJUAN PR
Menurut Charles S. Steinberg: Menciptakan opini public yang favorable tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh badan yang bersangkutan.
Menurut Frank Jefkins Meningkatkan favorable image yang baik dan mengurangi atau bahkan mengikis habis sama sekali unfavorable image yang buruk.
Menurut Dimock Marshall cs Secara positif: Berusaha untuk mendapatkan dan menambah penilaian dan goodwill suatu organisasi. Secara defensif: Berusaha untuk membela diri terhadap pendapat masyarakat yang bernada negatif, padahal organisasi tidak bersalah.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa tujuan PR secara universal adalah untuk:
Menciptakan , Memelihara,meningkatkan,Memperbaiki Citra organisasi di mata publik yang disesuaikan dengan kondisi-kondisidaripada publik yang bersangkutan.
1. FUNGSI PR DALAM ORGANISASI, FUNGSI DAN TUGASNYA PR
tidak mungkin memanifestasikan diri sebagai bagian khusus yang juga termasuk dalam suatu organisasi. PR ditunjang dengan keyakinan bahwa sepak terjang setiap organisasi itu ditentukan oleh relation dependency daris emua kelompok social pada umunya.Jika suatu manajemen menyadari bahwa semua fungsi dalam organisasi diresapi oleh keterikatan relasi atau oleh hakekat relasi-relasi yang menentukan pencapaian tujuan-tujuan organisasi, maka PR itu memang merupakan kebijaksanaan yang mengandung suatu visi yang ikut menentukan suatu kebijaksanaan. Hendaknya kita lihat organisasi-organisas iitu.
a. Dalam organisasi-organisasi kecil dengan sejumlah kecil personalia, PR dalam kaitannya dengan fungsi manajemen dilaksanakan oleh top manajer sendiri atau oleh salah seorang pembantunya secara langsung. Yang mencolok adalah bahwa dalam organisasi-organisasi kecil ini batasan-batasan antara PR, reklame, promosi, dan marketing dalam praktek komunikasi sehari-hari ternyata dapat berjalan lancar .
b. Dalam organisasi-organisasi besar, PR bisa menimbulkan ketegangan-ketegangan dan hal ini harus diperhitungkan oleh pimpinan. PR sangat luas lingkup geraknya sehingga bisa menimbulakan kesan berlebihan dan di luar batas. Jika pimpinan tidak memberikan job decription yang jelas, maka akan muncullah konflik personal di dalam organisasi. Sebelum menjelaskan lebih lanjut mengenai fungsi, tugas dan kedudukan Humas, maka perlu diketahui terlebih dahulu apa yang dimaksudkan dengan fungsi. Fungsi berasal dari bahasa Latin functio artinya: Penampilan, pembuatan pelaksanaan atau kegiatan .
Fungsi menurut Ralph Currier Davis dan Allan C Filly dalam bukunya Principles of Management: Fungsi menunjukkan suatu tahap pekerjaan yang jelas dan dapat dibedakan bahkan kalau perlu dipisahkan dari pekerjaan lain.
Berfungsi atau tidaknya Humas, adalah dengan melihat apakah kegiatannya ada atau tidak. Ciri-ciri dari kegiatan Humas adalah:
Adanya kegiatan komunikasi dalam organisasi yang berlangsung dua arah secara timbal balik
Adanya usaha-usaha untuk memenuhi rasa tanggungjawab sosial seiring dengan upaya menunjang pencapaian tujuan organisasi
Adanya upaya untuk memproyeksikan hal yang berkaitan dengan perusahaan masa lalu, sekarang dan yang datang kepada publik internal dan eksternal
Adanya kegiatan penelitian yang berkaitan dengan sikap publik terhadap perusahaan/organisasi
Menyampaikan informasi berdasarkan fakta kepada publik
Menggunakan opini publik dan hasil penelitian lainnya sebagai input bagi perusahaan/organisasi.
Konsep Fungsional Humas menurut Scott M. Cutlip dan Allen Center dalam bukunya Effective Public Relations:
Memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili dari publik suatu organisasi, sehingga kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi dapat dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan publik tersebut
Menasehati manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi untuk dapat diterima secara maksimal oleh publik
Merencanakan dan melaksanakan program-program yang dapat menimbulkan penafsiran yang menyenangkan terhadap kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi.
Perumusan Fungsi Humas menurut Cutlip dan Center:
Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik intern maupun publik eksternal
Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi
Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relations: Principles and Problems: Fungsi humas adalah:
Mengabdi kepada kepentingan umum
Memelihara komunikasi yang baik
Menitikberatkan moral dan prilaku yang baik
Menurut F. Rachmadi dalam bukunya Public Relations dalam Teori dan Praktek:
Fungsi utama Public Relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga/organisasi dengan publiknya, intern mapun ekstern, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan lembaga/organisasi. Selanjutnya dikatakan Public Relations mempunyai fungsi timbal balik ke luar dan ke dalam: Ke luar ia harus mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran (image) masyarakat yang positif terhadap segala tindakan dan kebijakan organisasi atau lembaganya.
Ke dalam, ia berusaha mengenali, mengidentifikasikan hal-hal yang dapat menimbulkan sikap dan gambaran yang negatif (kurang menguntungkan) dalam masyarakat sebelum sesuatu tindakan atau kebijakan itu dijalankan.
Irving Smith Kogan dalam Modern Business Alexander Hamilton Institute, 1965:
Fungsi pokok Public Relations antara lain adalah fungsi manajemen sebagai peneliti dan penilai selera dan sikap masyarakat, menyelaraskan kebijakan organisasi dengan kepentingan umum, serta merumuskan dan melaksanakan suatu program kerja untuk mendapat dukungan dan kepercayaan masyarakat.
-Melihat fungsi Public Relations (Humas) sebagaimana disebutkan di atas maka ada 4 persyaratan dasar yang harus dipenuhi saat Humas menjalankan tugasnya. Persyaratan tersebut adalah:
Kemampuan mengamati dan menganalisis persoalan
Kemampuan menarik perhatian
Kemampuan mempengaruhi pendapat
Kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling percaya
-Agar dapat menjalankan tugas-tugas di atas, PR harus memiliki pemahamantentang fungsi dan pekerjaan seperti:
Menulis, keahlian PR yang sangat mendasar mulai news release, pidato, brosur, hingga periklanan.
Media relations, fungsi terdepan lainnya.
Merencanakan, fungsi manajemen seperti merencanakan special events, media events, dll.
Konseling, dalam hubungan dengan manajemen dan interaksinya dengan publik.
Penelitian, tindakan dan opini yang mempengaruhi perilaku dan kepercayaan.
Publisitas, fungsi yang berhubungan dengan pemasaran yang seringkali disalahartikan sebagai ’ satu-satunya’ fungsi PR, yaitu menggerakkan publisitas positif bagi klien atau pimpinan,
Komunikasi pemasaran, fungsi lain yang berhubungan dengan pemasaran, seperti merancang konsep brosur literatur penjualan dan promosi-promosi (IMC).
Community relations, secara positif mengedepankan pesan-pesan citra organisasi dalam komunitas sekitar.
Consumer relations, hubungan dengan konsumen melalui komunikasi verbal.
Employee relations, berkomunikasi dengan semua pihak internal yang bekerja untuk perusahaan.
Government affair, berhubungan dengan pihak-pihat yang memiliki hubungan pemerintahan dengan organisasi
Investor relations, berkomunikasi dengan para pemegang saham dan semua yang menjadi penasehat mereka.
Special PR, berhubungan dengan publik yang unik (suku, kebuadayaan, dll) penting pada organisasi tertentu.
Public affairs dan manajemen issue, kebijakan publik dan dampaknya terhadap organisasi serta mengidentifikasi dan menempatkan issue yang konsekwensinya dapat mempengaruhi perusahaan.
Pengembangan website dan web interface, seringkali menciptakan apa yang menjadi tampilan muka utama organisasi dengan publik, yaitu ebsitenya. Memantau world wide web dengan menanggapi tantangan organisasional pada saat yang tepat
Untuk ini akan diberikan beberapa contoh karena ada bermacam-macam pendapat tentang rumusan fungsi dan tugas PR. Fungsi: membantu menentukan dan membantu perumusan kebijaksanaan
Tugas/kegiatan:FUNGSI SEBAGAI TUGAS PENERANGAN
menilai organisasi dari segi kemasyarakatan, dan tujuan organisasi dalam kehidupan budaya, dan il mu pengetahuan bersama.
antisipasi terhadap reaksi-reaksi Fungsi: PR memberikan masukan untuk penyelidikan terhadap
opini dan kebijaksanaan dan langkah–langkah interpestasinya bagaimana selanjutnya.
memberi masukan untuk jangka pendek
PR memberi masukan dalam jangka panjang
Tugas/kegiatan:
memberi penilaian tentang pembagian tugas dan budget
memberi bimbingan kepada yang bekerja sama dengan pimpinan.
memberi saran-saran untuk perbaikan intern.
Fungsi: Mengetahui situasi organisasi dan Opini publik.
Tugas/kegiatan:
memelihara dan menyimpan dokumen
mengetahui perkembangan dalam kehidupan dan opini publik.
menanamkan dan menyimpan daftar inventaris Fungsi: Menetapkan adanya kelompok- kelompok Publik Tugas/kegiatan:
membuat pemandangan tentang kelompok
publik yang relevan dari organisasi.
mengumpulkan data tentang bagaimana penilaian kelompok-kelompok publik yang relevan itu terhadap organisasi
menyusun dan menyimpan daftar alamat dan relasi
memberikan gambaran tentang karakteristik organisasi
Fungsi: Presentasi organisasi
Tugas/kegiatan:
mengembangkan kejelasan bertindak (kesatuan langkah)
menentukan garis/gerak untuk membentuk visualisasi dan bagian-bagiannya
Humas menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-masing.
Penerangan sebagai wahana komunikasi ke dalam maupun ke luar. Ke dalam berusaha menjalankan ke dalam tubuh organisasi, ke luar memberikan informasi kepada masyarakat dan lingkungan.
Penyelenggaraan ke dalam dan ke luar berfungsi menjaring (filterisasi), mengelola dan menyajikan informasi yang diperlukan sehingga sesuai dengan kebutuhan komunikasi dari k elompok sasaran yang dituju. (AW. Wijaya)
HUMAS SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
Menganalisa interest publik dan menetapkan sikap publik
Menentukan dan menerjemahkan kebijaksanaan perusahaan/ organisasi
Merumuskan program aksi untuk menciptakan penerimaan dan goodwill masyarakat terhadap perusahaan/organisasi.
FUNGSI HUMAS SEBAGAI KOMUNIKATOR, MEDIATOR DANORGANISATOR
Ketika humas menjalankan tugas operasionalnya (komunikator, mediator danorganisator ) harus :
Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi
Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan eksternal
Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi
Melayani publik dan ‘menasehati’ pimpinan untuk kepentinganumum
Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik untuk mencegah hambatan psikologis baik yang ditimbulkan organisasi maupun dari pihak publik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar